中国水星-建好三个平台整合档案信息资源主动提供优质服务
2011年10月17日
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建好三个平台整合档案信息资源主动提供优质服务
2011-10-1
中国水星消息（信息员 池富）
大同市供排水集团有限责任公司信息处承担着企业档案管理与计算机信息网络安全的职责，近年来，该处大力加强档案信息化建设和数字化建设工作，与时具进，锐意进取，以收集提供档案信息为己任，树立大服务，大档案，大宣传的观念。在十二五开局之年，对内外网站进行了改版，以内部网站、外部网站、LED显示屏三位一体，构成了集团公司数字化时代的三个平台，在集团公司资金紧缺，贷款五个亿铺设不断发展的城市道路供水管线的情况下，本着花钱少，易实现、循序渐进、逐步升级的原则。加大整合管理档案信息资源的力度，强化对企业数字化信息化的管理。对档案信息、网络信息进行全方位的收集整合，把主动服务与被动服务相结合，基本实现了档案信息数字化，收集提供利用网络化。为城市供排水建设、城市道路管线工程改造任务的顺利完成，创造了优良、高效的网络办公环境，受到了公司领导的好评和上级部门领导的称赞。
目前，公司有各种类型的电脑210台，打印机80台。其中局域网有电脑130台。公司宽带上网率达到了百分之百。信息技术正逐步成为企业管理的基本手段，公司先后实施了财务管理信息化系统；营销管理信息化系统、网上报税系统；生产调度实施的三遥（遥控、遥信、遥测）系统；劳动人事部门的人事、工资、养老保险系统、8M供水管网综合管理系统；监事会的清房信息管理系统；行政处的住房公积金管理系统；水质处的数据统计处理系统；保卫处的监控报警系统等。先进的软件系统的实施，为公司信息化建设注入新的活力，为企业现代化管理增加新的内涵。极大地推动了企业科技进步。形成了纵横交错的计算机信息网络，实现了从基础设施建设阶段向实际应用阶段的转化，从粗放配置阶段转向追求效益阶段。办公方式由传统型向现代型、智能型转化。
计算机信息网络在企业管理中发挥的作用愈来愈大。作为企业信息化的主管部门，在运用现有的优势和资源，实现管理技术创新方面，主要做了以下工作：
一、 办好内外网站整合企业信息资源提供优质的数字化信息服务。
为适应新组建的供排水集团公司对外对内信息宣传工作发展的需要，更好地为内外用户服务，去年底，经过筹划制作编辑复制，我们对04年开办的内外部网站进行了改版。
随着网页网站制作技术的不断成熟完善，原有的内外网站版面的一级栏目，因不能变动扩展添加等原因，以致于某些栏目信息繁多，类别不清。，不便于查询，影响了网站效能的发挥。为了浏览方便，我们按照职能化，专题化的原则，采用动漫技术，增添了反映集团公司现状的滚动图片，文字，使网站版面更加生动活泼，色彩鲜明，动静适宜。布局和功能更加合理完善，一级栏目可以无限扩展，使相关信息更加集中系统，点击浏览更加快捷。尤其是对于外部网站，重点突出了与民生有关的水质公报、水表出户、供水价格、停水通知，供水热线、管漏检测、供水工程、供水服务、精彩视频、污水处理等，同时，新增设了大同市电子地图、微博等栏目。
改版后近一年来，通过不间断的添加各类文字、图片、视频文件信息，点击浏览次数明显增加，达到4万人次。在网络世界中，通过这个对外窗口，较好地展示了企业形象，为各地用户提供了实时的供排水信息服务。
对于为公司领导和机关各处室提供网络服务的内部网站，我们根据企业内部的变化发展，及时调整栏目，收集补充信息，整合企业档案信息资源，设立了公司简介、组织工作、股东会，监事纪检，行政管理、人事任免、生产安全、经营销售，信息工作、工程管理，计统管理，水表出户，水质检测，劳动工资，综合性新闻、企业大事记、档案目录，电子目录、照片资料、第三产业简介、视频文件、法规友情链接等50多个一级栏目。涵盖了党政工团等部门单位，集公文、新闻、论文、图片、声音、视频、知识、信息、档案为一体，具有一定的观赏性和实用性，达到了形式和内容的统一。成为档案实体的重要补充，初步实现了文档一体化。在网上建起了虚拟的综合性的‘档案库’。
内部网站开通7年来，已录入或保存各类信息13000条，计250万字。扫描填加新闻照片800多张。共有8万人次访问公司内部网站。为向外网――互联网公司网站传输、转换、发送信息提供了便利。
内部网站的主要特点是；
①、建立起网上档案目录栏目。通过手工录入的方式，将1958建司至今50多年的党政工团，生产，经营，管理、基建，设备等档案目录10000多条录入电脑，存放在内网目录栏目。实现了档案目录数字化。
②、将1991年至2010年编辑的企业大事记，荣誉照片添加在内网上，供各科室浏览查阅。
③、将2004年以来产生的公司公文，全部分门别类地添加在内网不同的栏目内。
④、今年下半年以来，我们在内部网站专门设置了用户数据栏目，将分布在东、南、西、北的四个营销部门的用户收费软件的近六万用户数据，每个月底由营销部门通过邮箱传输到本部门，统一加填在内部网站上，供分管营销工作的部门领导浏览、研究分析用水量变化的原因，为降低流失率、提高销售水量做出了一定的成绩。
⑤、对于接收的重要的设计竣工的图形电子文件，我们把其做成超链接，加在内网上供工程、设计部门参考。
⑥、为档案编研、制作宣传图版、供水防灾预案提供了大量的文字、图片资料。
二、购买安装LED显示屏，又增加了一个发布信息的新平台，今年八月，集团公司投资两万多元。购买了五平米的双色LED显示屏，安装在办公大楼一层电梯旁。由信息部门负责管理。从而使提供发布信息又多了一个新平台并实现了电子化。
三、采取多种手段。全方位的收集档案信息，与企业同频共振，时刻关注企业的各项工作，全方位的收集信息。随时更新内外网站的信息。主要方法有以下几种；
①、及时浏览每天的报纸，发现相关信息，即刻从本地、本省直至中央电视台网站上，搜索转载与公司供排水有关的新闻。
②、下发大事记表，归档通知书催缴收集。
③、从本部门与其他处室数码摄像机、照相机、手机、优盘上收集图像、图形文字资料。修改编辑信息，转换录入网站。
④、对于当天收到的公文，即可从文印室或者相关处室的电脑上，复制有关党政工团公开的公文、新闻信息到内网相关的栏目。
⑤、从工程竣工验收会议上收集档案资料信息。催缴图形电子文件。由传统的年，月不定期的收集档案信息。转换为天天收集档案信息。天天在内外网站上发布信息。天天为不同的用户服务。
四、为了规范上网行为，创建健康有序，文明和谐的网络环境，确保计算机信息网络安全稳定运行，对于运行重要软件的营销、财务、人事部门的电脑。采取了与互联网隔离、单独运行的模式。预防计算机病毒的侵袭。确定了重要的信息系统安全保护等级。在以机关处室为主的局域网内，运用监控软件对各部门的电脑运行情况进行流量监控，更新了硬件设备、提升了网速。除了信息管理部门单独检查或者积极配合市公安局网监处，深入有关部门单位对宽带上网的电脑进行安全监督检查外，集团公司与在集中在局域网的机关处室和分散在不同区域的基层单位的45个用户，全部签订了‘网络信息安全责任书’。一年签订一次。明确了不得从事什么，严禁什么，需要建立什么等内容，确定了分管网络部门负责人、安全员。形成了一把手高度重视。安全员具体负责的格局。通过采取上述措施，使集团计算机信息网络安全工作得到了加强和改善。
五、为推动互联网在集团公司的应用与发展，近年来，信息部门在互联网上，为集团公司领导与处室、单位申请了70个免费的电子信箱，为每个电子信箱设定了密码，并将电子信箱地址打印与公司通讯录一并公布于众。实现了基层单位报送生产营销数据报表的电子化。工作效率明显提升。
在宣传内外网站的作用方面，我们先后在印制的‘企业大事记’封面上。在公开的十四层办公楼的一层大厅LED显示屏上，在为处室基层单位维修电脑时，添加上公司内外网站的网址，便于各级人员浏览查询。
我们在没有较大的投资，利用现有的技术、设备、网络的情况下，充分发挥专业技术人员的作用，把传统的与现代的管理方法相结合。努力实现档案管理的信息化、数字化，开发利用网上档案信息资源，建立虚拟‘档案库’的经验与做法，受到省市互联网协会、市档案局、市统计局领导的肯定。近几年来，集团公司先后被大同市政府授予全市档案工作先进集体、全市公众信息展示特殊奖、被山西省互联网协会授予知识竞赛优胜单位称号。
